Kancelarijsko poslovanje

KANCELARIJSKO POSLOVANJE

Osnovni pojmovi k. P.-Podnesak je svaki zahtev,obrazac koji se koristi za automatsku obradu podataka,predlog,prijava,molba,zalaba,priovor idr. Saopstenje kojim se gradjani,pravna lica i druge stranke obracaju organima drzavne uprave.Akt je svaki pisani sastav koji se pokrece,dopnjava,menja,prekida ili zavrsava neka sluzbena radnja organa d. Uprave.Prilog je pisani sastav (dokument,tabela,grafikon) koji se prilaze uz akt radi dopunjavanja,objasnjenja ili dokazivanja sadrzine akta.Predmet je skup svih podnesaka,akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i kao takvi cine jedinstvenu celinu.Dosije je skup vise predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili fizickolice.Fascikla je skup vise predmeta ili dosijea koje se posle zavrsenog postupka cuvaju sredjeni u istom omotu.Rokovnik je mesto u pisarnici gde se drze predmeti u kojima postupak nije okoncan i to za vreme kad se na njima nista ne radi.Registraturski materijal cine predmeti i akti,fotogravski i fonogravski snimci i na drugi nacin sastavljeni zapisi i dokumenti.Arhivska gradja predstavlja pisani ,crtani,stampani,fotografski,filmovani,fonografski i na drugi nacin dokumentarni materijal.
Sistemi evidentiranja-Vlada RS moze da odluci da se za dva ili vise organa DU organizuje zajednicka pisarnica,jedinstvena osnovna evidencija predmeta i jedinstvena arhiva.Ako je,osnovna evidencija u obliku kartoteke,treba podvuci da se ista sastoji od pregradnih kartona,brojcanih kartona i kartica. Zavodjenje akata-primljeni i rasporedjeni akti evidentiraju se u osnovne evidencije istog dana i pod istim datumom pod kojim su primljeni.Telegrame i akte sa odredjenim kratkim rokom za odgovor, kao i akte po kojima treba hitno postupiti,treba evidentirati pre ostalih akata i odmah ih dostaviti u rad odgovarajucoj organizacionoj jedinici.Jedinstveni klasifikacioni znaci-Osnovna evidencija o predmetima i aktima upravnog postupka sadrzi i podatke o roku resavanja,ishod(usvojen,odbijen, odbacen),ulozenim pravnim sredstvima i odluci povodom ulozenih pravnih sredstava.Evidentiranje akakta putem kartoteke-Kartoteka se sastoji od pregradnih kartona,brojcanih kartona i kartica.Kartice se drze u odvojenim kutijama,u zavisnosti od toga da li se odnose na resene ili ne resene predmete.Pregradni kartoni sluze za razdvajanje kartica,razlicitih klasifikacionih znakova i na njima se ispisuju klasifikacioni znaci iz jedinstvene klasifikacije predmeta po materiji.Brojcani kartoni sluze za oznacavanje rednih brojeva pod kojima su na karticama evidentirani predmeti u jednoj kalendarskoj godini.Kartice sluze za vodjenje evidencije o predmetima.Kartice su stampane na jedinstvenom obrascu.
Primanje poste-Uputstvom k.p. organa d.u. je precizirano da se posta (akta,paketi) prima u prijemnoj kancelariji.na zahtev stranke koja licno predaje akt izdaje se potvrda o prijemu.Potvrda se izdaje na otisku prijemnog stambilja u koju se unosi datum predaje.Za podneske po kojima se resava u upravnom postpku koji su naposredno predati urganu d.u. nadleznom za prijem podnesaka ili su mu usmeno saopsteni na zapisnik,obavzno se izdaje potvrda o prijemu podnesaka.
Rasporedjivanje poste-Primljenu postu rasporedjuje radnik koji otvara i pregleda.Razvrstavanje predmeta vrsi se po sadrzini materije koja se u predmetu obradjuje i po organima d.u. i njihovim organizacionim jedinicama .Predmet u kome se obradjuje razlicita materija koja se odnosi na dva ili vise klasifikacionih znakova razrvstava se i vodi po znakom na ciju se sadrzinu petezno odnoi.Pri razvrstavanju predmeta po sadrzini treba:upotrebljavati razclanjene trocifrene znakove i dalje interno razclanjavanje,ako je to potrebno.