Proces obrade podataka kod grupisanih i negrupisanih podataka

Podaci se obrađuju i kao takvi se koriste još od 1950-ih godina. Bitna stvar koju treba pomenuti je da primarna (glavna) memorija računara omogućava samo privremeno skladištenje podataka (kada se računar isključi svi podaci iz primarne memorije se gube). Iz tog razloga potrebno je koristiti neki tip sekundarne memorije za trajno skladištenje podataka, (među koje spadaju magnentni i optički mediji, odnosno magnente trake, čvrsti diskovi, CD ili DVD).
Glavni zadatak prvih dizajnera informacionih sistema, bio je razvijanje tipa softvera koji bi omogućio lociranje specifičnih podataka uskladištenih u sekundarnoj memoriji i njihovo efikasno učitavanje u glavnu memoriju kako bi se mogli obrađivati. Osnovnu strukturu jednog informacionog sistema čine skupovi datoteka koji su permanento uskladišteni u nekom sekundarnom uređaju za skladištenje podataka. Softver koji čini sistem za upravljanje datotekama podržava logičko razdvajanje datoteka u zapise. Svaki zapis opisuje neku stvar (ili jedinicu) i sastoji se od određenog broja polja, gde svako polje daje vrednost određenoj osobini (ili atributu) date jedinice.
Rani sistemi datoteka su uvek bili sekvencijalnog tipa, što znači da su sukcesivni zapisi morali biti obrađivani u redosledu u kojem su snimljeni, odnosno počinjući od prvog po redu i krećući se ka posljednjem. Ovakva struktura datoteka se pokazala kao odgovarajuća i u stvari jedino izvodljiva u vreme kada su se datoteke čuvale na magnetnim trakama i kada preskakanje radi pristupa slučajno biranim zapisima nije bilo moguće. Datoteke sortirane sekvencijalno su obično uskladištene sledeći određeni redosled (npr. alfabetički) za štampanje izveštaja (npr. telefonskog adresara) i radi efikasne obrade grupa transakcija. Na primer, bankovne transakcije mogu biti sortirane u istom redosledu kao i datoteke koje sadrže podatke o bankovnim računima, tako da kada se svaka transakcija učitava, sistem treba samo da čita napred (nikada nazad) kako bi pronašao zapis o bankovnom računu na koji se data transakcija primenjuje.
Proces obrade podataka obuhvata sve informacione delatnosti, što znači da se ne može poistovetiti sa jednom, pojedinačnom od tih delatnosti. Informacioni sistem treba da bude postavljen tako da: bude razumljiv svim korisnicima, da bude jednostavan u prezentovanju informacija, da bude pouzdan kao i da omogućava iskazivanje obrađenih informacija u vrlo kratkim vremenskim intervalima. Kao što sam već naveo, informacioni sistem ima dve funkcije, funkciju obezbeđivanja informacija za potrebe upravljanja i funkciju dokumentacije, koje su od velikog značaja za uspešno poslovanje samog poslovnog sistema.