UNS – PMF – DGTH
MENAD
Ž
MENT
DOGA
Đ
AJA
Materijal za polaganje ispita
Generacija 2011/2012.
profesor
Doc. Dr Tatjana Pivac
asistent
Mr Igor Stamenkovi
ć
1
2
1.
NASTANAK I RAZVOJ DOGA
Đ
AJA
Doga
đ
aj kao svesna i ekonomski usmerena ljudska aktivnost se pojavljuje veoma
davno, gotovo sa po
č
ecima drevnih civilizacija. Budu
ć
i da doga
đ
aji obuhvataju široku
osnovu, nastanak razli
č
itih doga
đ
aja se ne vezuje za isto vremensko razdoblje. Sasvim je
izvesno da ekonomska pojava doga
đ
aja datira iz po
č
etka u društvu organizovanog ljudskog
življenja, ali je ekonomsko izu
č
avanje doga
đ
aja, a naro
č
ito njegovih menadžment aspekata
novijeg datuma. Poznato je da su se izložbe i trgova
č
ke priredbe održavale i u pred anti
č
kom
periodu. Sportske doga
đ
aje beleže anti
č
ki istori
č
ari kao zna
č
ajan i prestižan oblik društvenih
aktivnosti, koji je svoj vrhunac dostigao organizovanjem drevnih Olimpijskih igara (776
g.p.n.e) u vidu petoboja. Doga
đ
aji festivalskog tipa poznati su još iz srednjeg veka, mada se i
u doba Rimskog carstva naziru ovakve vrste doga
đ
aja. Koliko god se
č
ini da su
konferencijski doga
đ
aji proizvod savremenog na
č
ina života, njihov nastanak se vezuje za
XVIII vek. Doga
đ
aji su verovatno nastali i pre pojave novca, ali njihov razvoj nesumljivo je
usledio nakon ustanovljenja i prihvatanje opšteg ekvivalenta, budu
ć
i da nematerijalni
karakter i idejna osnova doga
đ
aja nisu naro
č
ito povoljni za naturalnu razmenu. Pojava
kapitalizma, novih proizvoda i društvenih odnosa, kao i novog na
č
ina života otvorili su put
svestranijem razvoju sve ve
ć
eg broja razli
č
itih doga
đ
aja. Dinami
č
an razvoj doga
đ
aja, kao
ekonomske ponude odigrao se u XX veku, koji je afirmisao post industrijsko društvo. Pojava
diskrecionog prihoda, porast kupovne mo
ć
i i standarda potroša
č
a, pomeranje linije sa
osnovnih u korist dopunskih potreba i ra
đ
anje potpuno novih potreba potroša
č
a usmerili su
tražnju za specifi
č
nom ekonomskom ponudom doga
đ
aja, koja je zatim stimulisala razvoj
razli
č
itih savremenih doga
đ
aja. Razvoj doga
đ
aja u ekonomskom smislu je potpomogao i
rešavanje problema zapošljavanja savremene radne snage, a odrazio se i na privredni rast pre
svega razvijenih tržišnih ekonomija (uticaj mega sportskih doga
đ
aja kao što su Olimpijske
igre ili svetska prvenstva popularnih sportova na privredni rast zemalja doma
ć
ina).
1.1.
SVRHA DOGA
Đ
AJA
Svrha doga
đ
aja trebalo bi da bude osnova svih organizacijskih planova. Primer,
organizacija konferencije finansijskih stru
č
njaka može da ima dve razli
č
ite svrhe:
•
Omogu
ć
iti razmenu informacija i upoznati u
č
esnike sa najnovijim promenama u
ra
č
unarskim programima za finansijsko planiranje,
•
Prirediti u
č
esnicima nezaboravno iskustvo koji
ć
e oni na pozitivan na
č
in povezati sa
novim proizvodom, odnosno sa ra
č
unarskim programom.
Ostvarenje prve svrhe podrazumeva organizaciju standardnog skupa. Mnogo je teže ostvariti
drugu svrhu, jer je za postizanje nezaboravnog iskustva potrebno prona
ć
i jedinstveno mesto i
pažljivo isplanirati aktivnosti u kojima
ć
e u
č
esnici uživati. Potrebno je i stalno isticati novi
proizvod kako bi se u svesti u
č
esnika stvorila jasna povezanost izme
đ
u njega i doga
đ
aja.
Težište prve svrhe je na informisanju, dok je kod druge to zabava. Iako je glavni
smisao ve
ć
ine doga
đ
aja ostvariti dobit, ipak postoje i ona kojima to nije cilj. Memorijalni
džez festival Biksa Bejderbeka (Bixa Beiderbeckea) svake se godine ve
ć
skoro
č
etrvdest
godina održava u Devenportu (Ajova). Njegov je cilj održati se
ć
anje i podsetiti se na muzi
č
ka
ostvarenja truba
č
a, pijanistu i muzi
č
ara ro
đ
enog u tom gradu.
4
Potpuno opremljena lokacija ili potpuno prazna lokacija
Gra
đ
evinski poslovi imaju izvo
đ
a
č
e radova koji nadgledaju svaki element gradnje.
Oni unajmljuju, upravljaju, pregovaraju i kontrolišu svakoga.
PRI
Č
A USPEŠNOG DOGA
Đ
AJA: KAKO PREVAZI
Ć
I SVAKI PROBLEM
Prilikom kreiranja korporativnog godišnjeg doga
đ
aja za kompaniju koja se bavi
menadžmentom rizika imovine, naišli smo na izazov vezan za vremenske prilike. Klijent je
želeo da se doga
đ
aj održi na privatnoj plaži pored kompanijske ku
ć
e na jezeru. Prvi izazov je
bio da izravnamo pesak na plaži kako bi postavili binu za bend. Bend je zahtevao 13 metara
široku binu, tako da smo uz ravnanje plaže tako
đ
e želeli da proširimo obalu toliko da bi sa obe
strane bine bilo dovoljno mesta za prolaz osoblja koje poslužuje goste (jedino mesto za
postavljanje kuhinje je bilo iza bine). Nedelju dana pre doga
đ
aja, obišli smo mesto održavanja
sa menadžerom benda da vidimo poravnatu plažu i dogovorimo se sa ljudima koji su zaduženi
za binu, ozvu
č
enje i osvetljenje oko logisti
č
kih detalja. Posle mnogo razmatranja, odre
đ
ena je
kona
č
na lokacija bine i reflektora. Naredna dva dana proveli smo utovarivaju
ć
i i spremaju
ć
i
svu potrebnu opremu i u sredu ujutru smo bili spremni za naredna tri i po dana dopremanja i
postavljanja opreme. Osim izazova transportovanja opreme kroz pesak (što uvek ide sporije)
postojala je još jedna prepreka koju je trebalo ukloniti a to je nemogu
ć
nost viljuškara da se
kre
ć
e po pesku. Uprkos ovim problemima, sve što smo planirali za
č
etvrtak uve
č
e završili smo
na vreme.
U petak ujutru smo se odmah susreli sa još jednom preprekom. Oluja je preko no
ć
i stvorila 3-4
metra visoke talase (na jezeru Mi
č
igen!), koji su skratili obalu za sedam metara. Prvih šest
platformi koje
č
ine desnu stranu bine su plutale u vodi. Klijent je odlu
č
io da ne uzme
osiguranje od vremenskih prilika što je zna
č
ilo da nema plana u slu
č
aju da pada kiša. U ovom
trenutku smo imali dva izbora. Jedan je bio da ostavimo binu tamo gde jeste i da dosipamo
zemlju ispod nje. Ova opcija je bila brža ali je postojao rizik da se menadžer benda pojavi i
proglasi binu nebezbednom za nastup benda zbog
č
ega bi nastup bio otkazan. Tako
đ
e je
postojala opasnost da se vreme ponovo pokvari, izazivaju
ć
i još talasa što bi ponovo dovelo do
istog problema kad bi ve
ć
bilo kasno za njegovo ponovno rešavanje.
Druga mogu
ć
nost je bila da se cela bina pomeri dalje od obale. Ovo je predstavljalo o
č
igledan
problem zbog koli
č
ine vremena i novca koji su bili potrebni za rasklapanje i ponovno
sklapanje bine, osvetljenja i ozvu
č
enja. Radnici bi morali da rade prekovremeno celu no
ć
što
bi znatno više koštalo. Nakon temeljne konsultacije u vezi vremenskih prilika i razgovora sa
klijentom utvrdili smo da je oluja prošla i da vredi da pokušamo da stabilizujemo desnu stranu
bine. Na kraju, menadžer benda je bio zadovoljan sa binom, vreme je poslužilo i doga
đ
aj je
prošao savršeno. Lekcija iz svega ovoga je da se nikada ne treba predati. Logisti
č
ke prepreke i
izazovi se gotovo uvek mogu prevazi
ć
i.
Ono o
č
emu treba da razmislite je slede
ć
e: Da li
vi
želite da izvodite radove i sre
đ
ujete
prostor od po
č
etka ili želite prostor koji je ve
ć
potpuno opremljen?
Dobro je znati da
ć
e lokacija biti skuplja ukoliko joj treba više stvari. Prelep restoran možda
ima visoku cenu iznajmljivanja ali je ve
ć
opremljen kuhinjom, stolovima, stolicama,
ukrasima i ostalim potrepštinama. Ukoliko tako gledate, viša cena iznajmljivanja je verovatno
isplativija. Ipak, uvek morate voditi ra
č
una da li su dostupni onda kada vama trebaju.
S druge strane, vaše dvorište deluje besplatno, ali šta vam je još potrebno uz njega? U
zavisnosti od toga koliko ljudi vam dolazi, može vam biti potrebno svašta, od escajga do
šatora sa podijumom, od usluge keteringa do generatora za struju. Uz sve ovo, još morate da
uskladite sve dobavlja
č
e i usluge. Ipak, vaš dom može biti idealno mesto za doga
đ
aj.
5
Koliko se ambiciozno ose
ć
ate? Mi verujemo da je sve mogu
ć
e ali znamo da
ć
emo
uglavnom morati da se prilago
đ
avamo situaciji. Biti organizovan i fokusiran je klju
č
no za
uspešan doga
đ
aj. Za sada, evo nekoliko troškova vezanih za
č
este, i par ne tako
č
estih
lokacija doga
đ
aja.
Hoteli
Hoteli obi
č
no imaju sve osnovne stvari koje vam trebaju, ali trebate platiti njihovo
ugostiteljsko osoblje i ukoliko imate i neke tehni
č
ke zahteve, elektri
č
ara. Hoteli su generalno
najisplativija mesta za doga
đ
aj ali su uobi
č
ajena.
Restorani
Prona
đ
ite restoran koji odgovara vašem stilu, ali
ć
ete platiti više za petak ili subotu uve
č
e.
Neki restorani ne
ć
e ni da iznajme prostor vikendom. Imaju uglavnom ve
ć
inu stvari koje
ć
e
vam biti potrebne. Problem sa restoranima je uglavnom logistika. Restorani obi
č
no nemaju
velik prostor za utovar tereta u vidu velikih i ogromnih kutija. Imaju ograni
č
en prostor za
vaše stvari, i zato što su takvi, mora
ć
ete u
ć
i i iza
ć
i iz njih obi
č
no za jedan dan.
Kongresni centri
Ako imate mnogo vremena i veliki budžet, kongresni centri mogu biti idealno mesto. Imaju
mnogo prostora, velika mesta za utovar i istovar tereta, ogromne prostore sa visokim
plafonima i toliki kapacitet koliko god vaša mašta (i nov
č
anik) može zamisliti. Obi
č
no su
skupi.
Tavani/skladišta/prazni prostori
Pravili smo koktel zabave kao i mnoge druge u skladištima i na tavanima i možemo re
ć
i da su
ovo jedne od najzabavnijih žurki. Ne pokušavajte da pravite ništa formalno jer su ovakvi
prostori neure
đ
eni, grubi i prazni i to je ono što volimo kod njih. Zahtevaju puno mašte i na
kraju mogu ispasti fenomenalno. Neki od ovih prostora imaju pogodnosti poput kupatila ali
vrlo retko. Treba
ć
ete da nabavite sve, privremenu kuhinju, pokretno kupatilo odnosno toalet,
osvetljenje, struju – sve i svašta. Ovakvi prostori su iz ovih razloga obi
č
no vrlo jeftini.
Šatori
Ovo je još jedan od praznih prostora gde možete biti kreativni. U zavisnosti gde postavljate
šator, verovatno
ć
e vam trebati dodatne pogodnosti koje mogu biti skupe ali nekada
jednostavno nemate izbora. Sigurno možete ra
č
unati na slede
ć
e troškove: radna snaga,
kontrola temperature (grejanje ili klima ure
đ
aj ili bar ventilatori), struja, ozvu
č
enje,
osvetljenje i manja kuhinja (naro
č
ito za spremanje kafe). Kada obezbedite osnovno, morate
ukrasiti prostor. Ovo može biti skupo i zahtevati vremena ali nije nemogu
ć
e.
Istorijska mesta
Ovakva mesta su idealna ako želite jako da istaknete ili skrenete pažnju na nešto. I mogu biti
jako komplikovana za organizaciju. Imaju jako mnogo pravila i uslova koje treba poštovati.
Obi
č
no ne zahtevaju mnogo dekoracije jer ve
ć
dobro izgledaju. O
č
ekujte da se najviše bavite
logistikom, budite fleksibilni i budite u dobroj komunikaciji sa svima. Istorijska mesta su
skuplja za iznajmljivanje ali to mogu da nadoknade time što ne zahtevaju mnogo dodatnog
ukrašavanja.
7
pono
ć
i i bili smo sigurni da ve
ć
ne
ć
emo uspeti. Ipak, kompanija
č
iji je šator je radila celu no
ć
i postavila sve na mesto dok je kompanija koja je postavljala binu strpljivo
č
ekala da krene sa
svojim radovima kako bi sve bilo spremno na vreme za brojne probe koje su se morale
obaviti pre dolaska gostiju. Vetar sa jezera Mi
č
igen je dodatno otežavao situaciju. Doneli
smo dodatno osoblje kako bi sve završili na vreme i kao i obi
č
no, naš neverovatan tim
radnika i dobavlja
č
a je uspeo još jednom da napravi
č
udo.
Gosti su stigli i vrlo brzo su shvatili da stoje na terenu gde igraju najpoznatiji timovi
ameri
č
kog fudbala, ne znaju
ć
i koliko je teško bilo napraviti sve da izgleda tako kako jeste.
Koncert je prošao bez problema i gosti su igrali po stolovima. Hrana je bila ukusna a
vatromet savršeno koordinisan sa muzikom. Ali ovaj doga
đ
aj
ć
e sigurno ostati upam
ć
en kao
jedan od najkomplikovanijih sa naše strane.
Č
ak i sa toliko uzastopnih prepreka i problema znali smo da je najvažnije za našeg klijenta te
ve
č
eri bilo da se održi doga
đ
aj baš ovde. Organizacija doga
đ
aja na istorijskom mestu i
uskla
đ
ivanje doga
đ
aja sa nacionalnom fudbalskom utakmicom može da zahteva mnogo
izazova. Pošto je najvažniji element ovog doga
đ
aja bila lokacija, njegovo izmeštanje na
drugu lokaciju nije bilo prihvatljivo. Zapamtite da morate odrediti prirotete doga
đ
aja i tako
ć
ete znati sa kojim izazovima se vredi boriti do kraja a koje treba u potpunosti izbegavati.
Uz sve ovo, plaže i parkovu nisu opremljeni sa adekvatnim strujnim kolima pa
ć
e vam
opet trebati rešenje za struju. Nije nemogu
ć
e (Organizovali smo zabavu za 350 ljudi na
privatnoj plaži), ali morate dobro razmotriti svoje mogu
ć
nosti.
Kontakt osoba
Dok razmišljate koje mesto da odaberete za održavanje doga
đ
aja, verovatno
ć
ete za
svako mesto dobiti kontakt osobu. Ova osoba
ć
e vam rezervisati mesto za željeni datum,
dogovara
ć
e se sa dobavlja
č
ima i dava
ć
e vam korisne savete. Kada kona
č
no odaberete mesto
održavanja, vaša kontakt osoba (šef sale, koordinator za doga
đ
aje, banket menadžer, ketering
direktor, menadžer prodaje, menadžer za konferencije i tako dalje...) je prva osoba koju
ć
ete
pozvati ukoliko imate neki problem ili pitanje, prva osoba koju
ć
ete potražiti kad stignete ili
kad vam treba nešto i prva osoba kojoj
ć
ete se zahvaliti kada doga
đ
aj pro
đ
e savršeno. Rad i
odnos sa vašom kontakt osobom je delikatan i izbalansiran i taj balans može biti narušen
raznim svakodnevnim situacijama, razli
č
itim mišljenjem i stavovima.
Najbolji saveti koje vam možemo dati za rad sa kontakt osobama su slede
ć
i:
1.
Uspostavite kontakt što pre. Uklju
č
ite ih u svoj projekat od po
č
etka do kraja.
Potrebni su
vam. Postarajte se da i oni znaju da vi to znate. Ukoliko sa vašom kontakt osobom imate
poslovan odnos od samog po
č
etka, ta osoba
ć
e se posvetiti vašem doga
đ
aju skoro isto toliko
kao i vi. I to je ono što je potrebno za uspešan doga
đ
aj. Svima treba da je stalo do projekta.
Prvi korak je da uklju
č
ite vašu kontakt osobu što pre je mogu
ć
e.
2.
Poštujte autoritet i iskustvo osobe s radom u odabranom prostoru.
Pridobite osobu na
vašu stranu i pridobite njeno poverenje. Ako, odnosno kada do
đ
e do trenutka da trebate da
prekršite pravila, bi
ć
e vam potrebna podrška kontakt osobe. Kada vam treba nešto specijalno
ili neka usluga koja nije u standardnoj ponudi, tako
đ
e
ć
e vam trebati podrška kontakt osobe.
Vaša kontakt osoba poznaje prostor bolje od bilo koga drugog (ukoliko nije po
č
etnik).
Iskustvo osobe
ć
e vam biti od koristi i trebate ga iskoristiti. Ta osoba tako
đ
e poznaje sve
zaposlene i služi
ć
e kao „dirigent“ na dan održavanja doga
đ
aja kada najviše stvari treba da se
uradi.
3.
Ne radite ništa „iza le
đ
a“ kontakt osobe i nemojte je izostavljati na bilo koji na
č
in (osim
ako nije zaista neophodno).
Ponekad, kao kontakt osobu dobijete nekoga ko se strogo drži
